Het is daarom niet altijd aan te geven wanneer je de resultaten van je inspanningen kunt zien. Verschillende factoren hebben invloed op voortgang en de snelheid van jouw organisatieverandering.
Denk hierbij aan de omvang van de verandering, gaat het om een team of om de hele organisatie. En hoe groot is die organisatie? Maar ook de mate van betrokkenheid van jouw medewerkers spelen een belangrijke rol. In dit artikel wil ik de vraag toch zo goed mogelijk proberen te beantwoorden door de verschillende factoren te belichten. Hierdoor kun jij aan het einde van dit artikel zelf een inschatting maken.
De aard van de organisatieverandering
Wat je wilt veranderen heeft natuurlijk een grote invloed op de snelheid. Een verandering van een bedrijfsproces zal sneller resultaat laten zien dan een verandering in bedrijfscultuur. Bij een bedrijfsproces gaat het vaak om afspraken en moeten medewerkers een training krijgen om het nieuwe proces te gebruiken. Wil je de cultuur veranderen, dan zal daar veel meer coaching en begeleiding bij nodig zijn. Ook zal daar meer weerstand optreden omdat mensen gevraagd wordt zich anders te gedragen.
Klant case: klantenservice verbeteren met nieuwe software
Medewerkers van de klantenservice hadden vaak moeite om de juiste informatie te vinden binnen het gebruikte CRM-pakket. Uiteraard was dit nadelig voor de klantbeleving. Klanten moesten vaak wachten of herhaaldelijk hun persoonsgegevens doorgeven.
SOPHIA Ontdek hoe je de aanpak van SOPHIA ook in jouw organisatie kunt doorvoeren om wendbaar en inclusief te organiseren. Download gratis de eerste 2 hoofdstukken van dit nieuwste boek.
Download de eerste 2 hoofdstukken
De wijsheid van wendbare organisaties
Door de implementatie van een nieuwe CRM-oplossing met koppeling naar externe software werd dit probleem aangepakt. De implementatie ging relatief snel. Medewerkers hoefden hun gedrag niet aan te passen. Een training in het gebruik van het nieuwe systeem was voldoende. Het resultaat was er snel. De beoordeling van het klantcontact ging van een 6,5 gemiddeld naar een 8,2 gemiddeld en de loyaliteit van klanten kreeg een enorme boost.
Klant case: aanwakkeren van innovatie, een organisatieverandering met impact
In de huidige markt veranderen dingen heel snel. Ook voor deze klant betekende dat, dat er snel ingespeeld moest kunnen worden op die organisatieveranderingen. Dit vergt echter meer dan alleen een nieuw softwareproduct installeren. De cultuur van het bedrijf moest daarvoor veranderen.
Hoewel, door de inzet van heldere stappen en duidelijke waarden, de eerste resultaten vrij snel zichtbaar waren, kost het jaren voordat dit bedrijf deze nieuwe cultuur volledig heeft omarmd. Gelukkig kan deze verandering wel stap voor stap doorgevoerd worden waardoor er steeds kleine verbeteringen doorgevoerd worden.
De grootte van de organisatie
Wanneer je een verandering door wilt voeren speelt de grootte van het bedrijf natuurlijk ook mee. Een klein bedrijf met 8 medewerkers kan zich een nieuw software pakket natuurlijk veel sneller eigen maken dan een bedrijf met 800 medewerkers. Dit speelt ook bij cultuurverandering waarbij het veel meer over meningen gaat. 8 mening of 800 is toch wel een behoorlijk verschil.
Klant case: efficiënter werken met vernieuwd productproces
Om de snelheid van de vraag bij te houden werd er gekeken of het productieproces efficiënter gemaakt kon worden. Hoewel het hier om een proces gaat en niet direct een cultuur zou de eerste gedachte zijn dat dit relatief kort zal duren. De praktijk laat echter het tegenovergestelde zien.
De verandering in het productieproces heeft uiteindelijk ruim 2 jaar geduurd. Dit kwam omdat er veel afdelingen bij betrokken waren die niet zomaar – van het ene op het andere moment – anders konden gaan werken. Ook waren er veel verschillende systemen die op elkaar aangesloten waren. Dit moest technisch allemaal anders ingericht worden.
Heeft dit bedrijf daardoor 2 jaar stil gelegen? Nee, dat gelukkig niet. Door gefaseerd te werken konden steeds kleine delen van het proces worden aangepast. Hierdoor was de impact op de lopende productie minimaal. Sterker, na de eerste maanden was er al een lichte stijging in productie te zien. Het uiteindelijke resultaat wat ze voor ogen hadden werd na iets meer dan 25 maanden behaald.
De betrokkenheid van de medewerkers
Betrokken medewerkers kunnen de snelheid behoorlijk verhogen. Helaas is het omgekeerde ook waar: niet betrokken medewerkers halen de snelheid aardig naar beneden. Logisch, die eerste groep, ziet voordelen en wil graag vooruit. De tweede groep ziet vooral de beren op de weg, is misschien bang zijn of haar baan kwijt te raken of heeft er gewoon niet zo’n zin in. De mate waarin jouw medewerkers open staan en de verandering omarmen is van grote invloed op de snelheid waarmee je de resultaten gaat zien.
Klant case: organisatieverandering naar flexibele uren
Nu er steeds meer vanuit huis gewerkt wordt, komt ook de vraag op of er nog wel vastgehouden moet worden aan vaste tijden. Daarom besloot dit bedrijf hier eens naar te kijken en de vaste tijden waarop medewerkers werken los te laten. Ze mogen zelf bepalen waar en wanneer ze werken. “Simpel!”, denk je nu vast, “één mailtje en het is klaar!”.
Dat was ook het eerste idee. Er waren echter medewerkers die hier weerstand tegen voelde. Ze waren gewend aan vaste tijden en waren bang dat er nu van ze verwacht zou worden ook bereikbaar te zijn als hun collega’s aan het werk waren. Geen gekke gedachte natuurlijk.
Door samen een aantal sessies te doen waarin de uitdagingen werden besproken, ontstond er een helder afspraken pakket. Dit pakket zorgt voor een positieve werkprivébalans en haalt de zorgen weg.
Hoewel dit een relatief klein bedrijf is waar je zou verwachten dat het met één mailtje geregeld zou zijn, duurde het uiteindelijk toch nog een kwartaal voordat de afspraken helemaal gemaakt waren. Wat deze cases duidelijk laat zien is dat je er goed aan doet je medewerkers zo vroeg mogelijk in het proces te betrekken bij de besluitvorming. Hoe eerder je dit doet, hoe sneller de organisatieverandering doorgevoerd zal zijn.
Conclusie
In dit artikel heb ik je 3 situaties en 4 klant cases gegeven om je bekend te maken met de verschillen. Ik heb je laten zien dat, onder andere, de aard van de organisatieverandering, de grootte van de organisatie en de betrokkenheid van je medewerkers een belangrijke rol spelen in de snelheid van veranderen.
Het is belangrijk om geduld te hebben bij organisatieverandering. Wanneer je gaat overhaasten zal de weerstand groter worden. Dit zorgt er zonder twijfel voor dat de doorlooptijd langer wordt.