Ook bij online vergaderen is dit duidelijk te zien aan de andere activiteiten die deelnemers aan het doen zijn. Bekijk maar eens hoeveel mail er tijdens de vergadering gestuurd wordt.
Maar wat het nog erger maak is dat deze vergaderingen vaak helemaal nergens toe leiden. Er wordt een probleem geopperd, er wordt over gepraat, nog meer gepraat en aan het einde van de vergadering moet er nog even over doorgepraat worden. In de volgende vergadering wel te verstaan. Geen wonder dat de motivatie bij menig medewerker tot een uiterst dieptepunt is gedaald.
Nu kan ik een mooi pleidooi houden over dat je eigenlijk niet moet vergaderen maar er een workshop van moet maken, maar dat is voor een andere blog. Laat ik nu vooral is het het probleem van focus aanhalen. Focus om te spreken over dat wat echt belangrijk is.
Waar gaat dit eigenlijk over?
Je kent het vast wel, er wordt een probleem aangehaald en een paar tellen later gaat het gesprek heel ergens anders over. Het gaat over de productiviteit van een team en enkele zinnen verder gaat het over die ene medewerker in een ander team.
Zo’n gesprek dat als volgt verloopt: “Team XYZ heeft een te lage productiviteit, we moet die productiviteit zien te verhogen. Anna haalt aan dat het haar ook was opgevallen dat team XYZ niet altijd de afspraken na komt en dat ze daardoor laatst, met haar team, niet kon leveren aan team ABC. Erg vervelend want team ABC is altijd super punctueel als het op afspraken aankomt. Daar was Kees van team DEF onlangs ook achter gekomen toen hij voor de zoveelste keer niet op tijd zijn werk opleverde. Dat is toen nog een hele rel geworden omdat zelfs de klant daar heel boos over werd. Dat roept natuurlijk meteen de vraag op, hoe we dit in de toekomst op een betere manier naar klanten kunnen communiceren.”
Het stukje hierboven komt je misschien bekend voor. Dan zie je, nu het zo op papier staat, misschien ook direct waarom jouw vergadering niet tot oplossingen en acties komt. Het echte onderwerp - de lage productiviteit van team XYZ - is helemaal niet besproken!
SOPHIA Ontdek hoe je de aanpak van SOPHIA ook in jouw organisatie kunt doorvoeren om wendbaar en inclusief te organiseren. Download gratis de eerste 2 hoofdstukken van dit nieuwste boek.
Download de eerste 2 hoofdstukken
De wijsheid van wendbare organisaties
Steek je hand op!
Veel vergaderingen verlopen ongemerkt op de bovenstaande manier. Wedden dat het jou bij de eerst volgende vergadering direct opvalt? Zeker na het lezen van dit stukje ben je daar tijdelijk extra alert op. Dan is het een mooi moment om daar een spelletje van te maken. Zodra je hoort dat het gesprek van het onderwerp af gaat, steek je gewoon je hand op. Meer doe je niet.
Je zult zien dat je collega’s stil zullen vallen en je vragend aankijken. Stel op dit moment heel simpel de vraag: “Wat was het onderwerp ook al weer?”. Let wel op als je dat doet, je collega’s zullen in eerste instantie niet direct willen toegeven dat ze het eigenlijk ook niet meer weten. Gelukkig heb jij de agenda nog voor je liggen en kun je ze weer terug in de focus modus brengen.
Maak hier simpelweg een spelletje van met je collega’s. Een spelletje waarbij iedereen die hoort dat het gesprek afgaat van het originele onderwerp zijn of haar hand op steekt en die vraag stelt. “Wat was het onderwerp ook al weer?”
Soms komt er iets nieuws in beeld
Nu kan het natuurlijk zo zijn dat een bepaald onderwerp een nieuw onderwerp aan het licht brengt. Natuurlijk moet je dan het nieuwe probleem niet negeren. Schrijf het probleem op en zorg ervoor dat het later terug op de agenda komt.
Ook kan het zijn dat het probleem dat jullie bespreken eigenlijk geen probleem maar een symptoom is. In dat geval is het goed om even pas op de plaats te maken en uit te zoeken of jullie kunnen ontdekken wat het echte probleem is. Dat nieuwe probleem moet in dat geval besproken worden.
IDS voor succes
Natuurlijk wil je uiteindelijk wel tot resultaat komen. Je wilt je vergadering afsluiten met een oplossing of acties die je kunt uitvoeren. IDS staat voor Identify, Discuss en Solve, ofwel: Identificeer, Discuseer en Los op. Begin je agenda item met vaststellen wat het onderwerp is waar je over gaat praten. Voer dan de discussie met de tips die ik hierboven genoemd heb en sluit af met een oplossing.
Uiteindelijk zul je zien dat die laatste stap helemaal niet zo ingewikkeld is. Als de eerste twee goed zijn uitgevoerd tenminste. De oplossing is altijd één van de volgende drie categorieën:
- Een uitvoerbare actie. Deze plaats je op de to-do-lijst van de persoon die de actie gaat uitvoeren;
- Bewustwording. Iedereen is bewust van wat er is besproken. Vaak is een afspraak de uiteindelijke oplossing;
- Er is onderzoek nodig. Het kan voorkomen dat de oplossing voor dit overleg zit in het vergaren van meer informatie. Bijvoorbeeld de productiviteitscijfers van team XYZ;
Aan de slag
Eigenlijk is het niet zo heel ingewikkeld om vergaderingen effectiever te maken. Oplettendheid en focus zijn de sleutel tot succes. Het mooie is, dat wanneer je er een spelletje van maakt om ervoor te zorgen dat iedereen bij de les wordt de vergadering een stuk leuker. Daarnaast zul je ontdekken dat er ook meer energie gaat stromen tijdens en na de vergadering als deze eindigt met resultaat en actiepunten.
Heel veel succes tijdens je volgende vergadering!