Moet Ik Kiezen Voor Een Wendbare of Hiërarchische Structuur?

In dit artikel geef ik je 5 voordelen en 5 nadelen van beide structuren zodat jij een goed overwogen keuze kunt maken.

 

Bij De Organisatie Veranderaars hebben we de waarden en principes van een wendbare organisatiestructuur hoog in het vaandel staan. Dat betekent alleen niet dat we oogkleppen op hebben. Voor sommige situaties kan een hiërarchische structuur ook goed werken. Daarom bespreek ik in dit artikel de voordelen en nadelen van de hiërarchische en wendbare organisatiestructuur.

 

Hiërarchie, wat is dat ook alweer?

 

Met de opkomst van wendbare organisatie, denkwijzen als Agile, is hiërarchie bijna een vies woord geworden. Dit hoeft eigenlijk helemaal niet zo te zijn. Een hiërarchie structuur in een organisatie is een manier om te organiseren op basis van onderlinge relaties. Denk hierbij aan als ‘ouder-kind’, ‘leerkracht-leerlingen’ en ‘leidinggevende-medewerker’. Deze duidelijkheid maakt dat binnen veel organisaties een ‘hiërarchische structuur’ is.

 

De voordelen van een hiërarchische structuur

 

Hiërarchische structuren hebben jarenlang gewerkt en werkt in sommige situaties nog steeds erg goed. Het heeft dan ook een aantal voordelen om een organisatie op een hiërarchische manier in te richten. 5 van de voordelen behandel ik hier.

 

Hiërarchie voordeel 1:
​Duidelijke hiërarchie zorgt voor heldere taken en verantwoordelijkheden

 

Een hiërarchische structuur zorgt voor duidelijkheid. Iedereen binnen de structuur weet wat er wordt verwacht en wie, waarvoor, verantwoordelijk is. Dit vermindert onzekerheid en verhoogt daarmee de efficiëntie. Door duidelijke taken en verantwoordelijkheden kunnen werknemers zich beter concentreren op hun eigen taken. Ze hoeven minder tijd te besteden aan het uitzoeken van wie wat moet doen. Ook maakt een hiërarchische structuur maakt het makkelijker voor management om te beoordelen wie verantwoordelijk is voor welke taken. Ook is duidelijk wie verantwoordelijk is voor de algehele prestaties van een afdeling. Dit zorgt voor een hoge verantwoordelijkheid en hoge efficiëntie van de werknemers.

 

Hiërarchie voordeel 2:
​Duidelijke lijnen van autoriteit zorgen voor efficiënte communicatie en besluitvorming

 

Binnen een hiërarchische organisatiestructuur zijn duidelijke lijnen van autoriteit vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat communicatie tussen medewerkers en met leidinggevenden soepel verloopt. Ook besluiten kunnen efficiënt genomen worden. Er is immers meteen duidelijk wie, welk besluit kan en mag nemen. Dit alles zorgt voor een snelle en gestroomlijnde communicatie. Er is weinig overleg nodig waardoor besluiten snel genomen kunnen worden. Een nieuwe uitdaging waarover besloten moet worden, zorgt dus voor minimale impact op de productiviteit.

 

Hiërarchie voordeel 3:
Meer controle over de workflow en de kwaliteit van het werk

 

Wanner er duidelijkheid is over de verantwoordelijkheden, is het ook duidelijk wie het werk van de medewerkers controleert. Dit zorgt voor een goede borging van de kwaliteit. Managers zijn in staat om te controleren of het gedane werk aan de vereiste kwaliteitsnormen voldoen. Ook kan door de structuur snel ontdekt worden waar problemen zich voordoen. Hierop kan daardoor snel actie worden ondernomen.

 

Hiërarchie voordeel 4:

 

​Prestaties van medewerkers te meten en beoordelen is eenvoudiger

 

De structuur van hiërarchie maakt het eenvoudiger voor managers om de prestaties van medewerkers te beoordelen. Managers kunnen doelen stellen voor individuele werknemers en hun vooruitgang bijhouden. Managers zijn hierdoor in staat te zien welke werknemers goed presteren en welke extra aandacht nodig hebben. Daarnaast kunnen managers eenvoudig feedback geven aan individuele werknemers over hun prestaties. Managers kunnen daardoor snel helpen de vaardigheden en competenties te verbeteren.

 

Hiërarchie voordeel 5:
Stabiele en voorspelbare omgeving voor medewerkers en management

 

Hiërarchie biedt stabiliteit en voorspelbaarheid aan de medewerkers en het management. Medewerkers hebben duidelijk wat er van hen verwacht wordt en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Dit leidt tot zekerheid en veiligheid. Deze zekerheid en veiligheid zorgt voor meer motivatie en betere prestaties.

 

Nadelen van een Hiërarchische Organisatiestructuur

 

De afgelopen jaren is de hiërarchische organisatiestructuur onder druk komen te staan. Andere manieren van organiseren steken steeds vaker de kop op. Dit heeft met name te maken met een aantal beperkingen en nadelen die een hiërarchische organisatiestructuur met zich meebrengt.

 

Hiërarchie nadeel 1:
​Flexibiliteit en aanpassingsvermogen zijn laag

 

Een van de grootste nadelen van een hiërarchische structuur is het lage aanpassingsvermogen. Binnen de organisatie zijn duidelijke lijnen van autoriteit die gevolgd moeten worden. Wanneer een medewerker een verandering ziet waarop gereageerd moet worden, moeten er processen gevolgd worden om hier toestemming voor te krijgen. Dit zorgt voor een langer durende overlegstructuur. Dit leidt vaak tot gemiste kansen die bij een concurrent wel opgepakt worden.

 

Hiërarchie nadeel 2:
Lange doorlooptijden voor communicatie en besluitvorming als gevolg van duidelijke lijnen van autoriteit

 

Een ander groot nadeel zijn de lange doorlooptijd voor besluitvorming. Door de gelaagdheid van de organisatie moeten vraagstukken vaak door een aantal organisatielagen heen voordat deze iemand bereiken die erover mag beslissen. Dit zorgt voor langdurige communicatie voordat een besluit genomen kan worden. Het resultaat is vaak frustratie bij medewerkers. Deze zitten op een antwoord te wachten dat, maar niet komt.

 

Hiërarchie nadeel 3:
Lage creativiteit en innovatie

 

Vaak zijn er binnen hiërarchisch gestuurde organisaties veel standaarden. Om een grote organisatie van bovenaf aan te kunnen sturen is het handig dat iedereen het werk op dezelfde manier uitvoert. De keerzijde hiervan is dat er vaak geen ruimte is voor creativiteit en innovatie. Veel managers binnen hiërarchisch gestuurde organisaties zijn geneigd vast te houden aan procedures en werkprocessen. Dit maakt de medewerkers veel minder creatief en innovatief. Een groot nadeel als je de concurrent voor wilt blijven.

 

Hiërarchie nadeel 4:
Weinig autonomie en empowerment voor werknemers, wat kan leiden tot verminderde motivatie en prestaties.

 

Een van de nadelen van een hiërarchische structuur is dat werknemers weinig autonomie en empowerment hebben. Dit kan leiden tot verminderde motivatie en prestaties. Medewerkers die door hun leidinggevende worden gemanaged en gecontroleerd zijn vaak minder betrokken bij hun werk. Dit komt doordat het gedrag van de leidinggevende ze onzeker maakt. Ze zijn daardoor sneller geneigd dingen te vragen in plaats van ze uit te proberen. Dit alles kan leiden tot verminderde motivatie en prestaties.

 

Hiërarchie nadeel 5:
Beperkte mogelijkheden voor professionele groei en ontwikkeling voor werknemers

 

Groei en ontwikkeling van medewerkers is erg belangrijk tegenwoordig. Bij bedrijven met een hiërarchische structuur zijn vaak vast functies met vaste functiebeschrijvingen. Daardoor is het voor de medewerker niet mogelijk zichzelf verder te ontwikkelen. Ze worden op den duur niet meer uitgedaagd. Dit leidt tot minder motivatie en minder betrokkenheid op de lange termijn. Hierdoor zie je vaak een hoog personeelsverloop bij hiërarchische organisaties.

 

Voordelen van een Wendbare Organisatiestructuur

 

De wendbare organisatie heeft een grote opmars gemaakt de afgelopen jaren. Termen als Agile denken, Scrum teams en als Scaled Agile Framework (SAFe), staan in bijna alle vacatureteksten. Bedrijven kiezen steeds vaker voor deze wendbare manieren van werken, maar waarom?

 

Wendbaar voordeel 1:
Wendbaarheid om snel te reageren op veranderende omstandigheden

 

Een wendbare organisatiestructuur zorgt dat een bedrijf snel kan reageren op veranderingen. Denk hierbij aan veranderingen in de markt of wetgeving, maar ook interne veranderingen zoals personeelsverloop. Een wendbaar bedrijf kan snel nieuwe producten en diensten ontwikkelen, lanceren en aanpassen. Hierdoor kunnen ze altijd leveren waar hun klanten op dat moment om vraagt. Hierdoor zijn wendbare bedrijven in staat om hun concurrenten voor te blijven en een belangrijke speler in de markt te zijn.

 

Wendbaar voordeel 2:
Hogere motivatie en prestaties van medewerkers

 

Wanneer medewerkers autonoom kunnen werken, geeft dat een gevoel van ‘er toe doen’. Dit is enorm belangrijk voor medewerkers. Er toe doen zorgt voor motivatie, en dat leidt weer tot betere prestaties. De betrokkenheid die bij medewerkers van een wendbare organisatie ontstaat, zorgt dat doelen makkelijker gehaald worden. Ze gaan net een stapje verder. Ook als het gaat om het helpen van klanten. Indirect zorgt de medewerkerstevredenheid daardoor ook voor klanttevredenheid!

 

Wendbaar voordeel 3:
Verbeterde innovatie en creativiteit door het stimuleren van samenwerking en het delen van ideeën

 

Door medewerkers te stimuleren, samen te werken en ideeën te delen stuw je de creativiteit en innovatie binnen je bedrijf. Immers, ideeën leiden weer tot nieuwe ideeën! Leiders van wendbare organisaties moedigen hun teamleden aan samen te werken en ideeën uit te wisselen. Hieruit kunnen nieuwe producten en diensten ontstaan die op hun beurt weer zorgen voor een concurrentievoordeel.

 

Wendbaar voordeel 4:
Snellere time-to-market voor producten en diensten

 

Wanneer medewerkers zelf beslissingen kunnen en mogen nemen, kan er veel sneller gereageerd worden op vragen uit de markt. Er hoeft immers geen toestemming gevraagd te worden om tot actie over te gaan. Hierdoor kunnen nieuwe producten of diensten veel sneller op de markt gezet worden dan bij een traditionele hiërarchische organisatie. Ook is de klanttevredenheid vaak hoger. Een klantvraag leidt niet tot een project wat na een jaar pas op de markt komt, maar tot een experiment waar de klant meteen van kan profiteren.

 

Wendbaar voordeel 5:
Betere klantervaring door het leveren van op maat gemaakte oplossingen en snellere responstijden

 

Een klantvraag direct beantwoorden met een oplossing, dat lukt eigenlijk alleen als je een wendbare organisatie hebt waar medewerkers een hoge mate van autonomie ervaren. Zo’n wendbare organisatie is in staat snel op een klantvraag te reageren door met een oplossing te komen. Hier profiteert de klant direct van, maar ook de organisatie die een nieuw product of dienst kan verkopen.

 

Nadelen van een Wendbare Organisatiestructuur

 

Nu heeft elke manier van werken voor- en nadelen. Ik zou het niet eerlijk vinden om enkel te laten zien wat een wendbare organisatiestructuur te bieden heeft, om te verzwijgen tegen welke uitdagingen je aanloopt. De 5 meest voorkomende uitdagingen binnen een wendbare organisatie bespreek ik hier.

 

Wendbaar nadeel 1:
Gebrek aan duidelijke hiërarchie kan leiden tot onduidelijke taken en verantwoordelijkheden

 

Een grote valkuil bij veel wendbare organisaties is het doorslaan in autonomie, zonder duidelijke afspraken te maken en verantwoordelijkheden te benoemen. Dit maakt dat medewerkers onzeker worden en niet goed weten waar ze aan toe zijn. Zorg dus altijd dat je een duidelijk doel definieert met daarbij horende verantwoordelijkheden. Deze verantwoordelijkheden moeten natuurlijk aan mensen gekoppeld worden om te kunnen werken!

 

Wendbaar nadeel 2:
Onvoorspelbare werklast en planning als gevolg van flexibele werkomgeving

 

Een van de uitdagingen van een wendbare organisatie is dat de werklast en planning vaak onvoorspelbaar zijn. Omdat medewerkers aangemoedigd worden hun eigen tijd in te delen, is het soms onduidelijk wanneer iets af is. Hierdoor kan het vaag worden wanneer planningen gehaald worden of deadlines gerealiseerd. Vaak is dit nadeel wel op te lossen door te zorgen voor duidelijke afspraken. Tussen flexibiliteit en duidelijkheid moet een balans zijn. Sterker: zonder duidelijkheid is er geen mogelijkheid om flexibel te zijn, dan is er slechts sprake van chaos!

 

Wendbaar nadeel 3:
Risico op overbelasting van werknemers door hogere betrokkenheid en empowerment

 

Hoewel veel medewerkers het belangrijk vinden zelf te kunnen bepalen over hoe en wanneer ze hun werk doen, is dit niet voor iedereen weggelegd. Een medewerker die moeite heeft met zijn of haar planning kan daardoor in de knel komen. Hierbij is het grootste gevaar dat de werkprivébalans verstuurd raakt. Wat leidt tot stress en op de lange termijn soms uitval door burn-out klachten. Als leidinggevende heb je dus een belangrijke taak om te voorkomen dat medewerkers in de knel komen met hun werk.

 

Wendbaar nadeel 4:
Minder controle over de werkwijze en de kwaliteit van het werk

 

Wanneer je een team autonoom laat werken en zelf laat bepalen hoe ze werken, raak je ook de controle kwijt op de werkwijze en de kwaliteit van het opgeleverde werk. Hierdoor kun je het gevoel krijgen dat je de controle verliest. Het is ook hier belangrijk om afspraken te maken over de kwaliteit. Het team controleert die zelf, maar hoe ze die controleren en wat de standaarden zijn waaraan voldaan moet worden, bespreken jullie samen. Problemen in de werkwijze kun je ontdekken om regelmatig met het team de werkwijze te bespreken. Je zoekt daar bijvoorbeeld naar antwoorden op de vraag: “wat remt ons (als team) af bij het uitvoeren van ons dagelijkse werk?”

 

Wendbaar nadeel 5:
Mogelijk minder geschikt voor organisaties met minder ervaren werknemers

 

Een wendbare organisatiestructuur kan minder geschikt zijn voor organisaties met minder ervaren werknemers of minder stabiele markten. Medewerkers die minder ervaren zijn krijgen door de hoge betrokkenheid misschien het gevoel altijd aan het werk te zijn. De betrokkenheid zorgt ervoor dat ze het werk minder snel los kunnen laten. Dit is helemaal een gevaar wanneer er ook veel thuisgewerkt wordt, omdat de grens tussen werk en privé vervaagt. Het risico op stress en zelfs burn-out liggen dan op de loer.

 

Conclusie

 

In dit artikel heb ik je 5 voor- en nadelen van een hiërarchische organisatiestructuur gegeven. Ook voor de wendbare organisatiestructuur heb ik dat gedaan. Met deze voor- en nadelen ben je in staat om voor jezelf een afweging te maken of een wendbare organisatie een goede keuze voor je is. Ook een hiërarchische keuze kan voor jouw situatie misschien wel een heel goede keuze zijn. Je hebt misschien te maken met heel onervaren medewerkers of het is belangrijk dat je de vinger aan de pols houd als het gaat om werkprocessen en kwaliteit.

 

Bedenk wel dat er voor alle nadelen die genoemd zijn ook oplossingen te bedenken zijn. Welke keuze je hierin ook maakt. Dus, het grote antwoord op de vraag “moet ik gaan voor een hiërarchische of een wendbare organisatie?” kan met het meest standaard antwoord beantwoord worden: “dat hangt ervan af!”.

 

Ik hoop dat je met dit artikel een stap op weg bent om “dat hangt ervan af” om te vormen naar een antwoord dat bij jouw organisatie past!