Misschien herken je het wel, je bent je enorm bewust van het feit dat er van alles speelt. Samenwerkenting tussen collega’s loopt niet lekker. De werkdruk is hoog. Communicatie naar klanten gaat niet vlekkeloos. Hoewel je weet dat je hier echt mee aan de slag moet, druk je het stiekem weg. Niet omdat je niet wilt, maar omdat je geen idee hebt waar je moet beginnen.
Er is gewoon meer werk dan we aankunnen
Vaak voelt het alsof er zoveel uitdagingen zijn, dat een oplossing uitzichtloos lijkt. Een opmerking als “Er is gewoon meer werk dan we aankunnen” is dan snel gemaakt. En hoe gek het ook klinkt, in die zin zit 1 woordje dat je ervan weerhoudt om ook maar een stap naar een oplossing te zetten. Ik heb het over het woordje ‘gewoon’.
Natuurlijk is er veel werk. Waarschijnlijk ook meer dan je aankunt, maar door het toevoegen van dat woordje gewoon ontstaat er een soort berusting. Het zorgt ervoor dat je de situatie gaat accepteren zoals die is. En als je de situatie accepteert, is er ook geen reden om hier iets aan te doen!
Haal je het woordje ‘gewoon’ er tussenuit, dan krijg je een zin die een heel andere intentie uitspreekt: “Er is meer werk dan we aankunnen”. Deze zin roept geen bezinning op. Deze zin roept juist een gevoel van urgentie en actie op. Als er meer werk is dan je aankunt, moet je iets gaan doen om te voorkomen dat je omvalt! Meer werk hebben dan je aankunt, houd je maar beperkt vol!
52 oplossingen
Leuk gedacht experiment, denk je nu misschien, maar dat lost mijn problemen natuurlijk niet op! Klopt helemaal. Het is een eerste stap. Als je erkent dat er uitdagingen zijn, kun je met die uitdagingen aan de slag. Maar ja, dat had je natuurlijk al lang gedaan als ze niet zo groot waren.
“Er is maar één manier om een olifant op te eten: hapje voor hapje” - Desmond Tutu
Als jouw uitdagingen enorm zijn, zie ze dan als een olifant en begin met een eerste hapje. Bedenk voor jezelf eens welke stap zou je deze week kunnen nemen om de uitdagingen op te lossen. Als er te veel werk is, welke taak kun je dan uitbesteden? Welke stap in het proces kun je automatiseren?
En je ziet dit goed. Ik heb het over een taak (niet taken) en een stap (niet stappen). Welk enkel ding kun je deze week oplossen. En dat kunnen hele kleine dingen zijn. Denk bijvoorbeeld eens aan het volgende:
Een ondernemer werkt voor zijn klanten aan vergelijkbare projecten. Wanneer bepaalde taken uitgevoerd zijn, stuurt deze ondernemer een e-mail naar de betreffende klant. Hierin geeft hij een korte introductie, een overzichtje van de taken en sluit hij de mail vriendelijk af. Het schrijven van deze mail kost de ondernemer ongeveer 10 minuten per mail. Dat lijkt mee te vallen. Hij stuurt er alleen wel 10 per week! Met wisselen van programma’s e.d. erbij kost dit dus zo’n 1,5 uur per week.
Hij besluit de mails eens te bekijken. Het valt het om op dat, ondanks dat hij persoonlijk probeert te schrijven, de introductie en de afsluiting nagenoeg hetzelfde zijn in iedere mail. Hij besluit hiervoor dus een template te maken. Wanneer hij nu de mail moet sturen, opent hij de template, vult de naam in, kopieert de taken uit zijn projectmanagement overzicht en verstuurt de mail. Een klusje van nog geen 2 minuten!
Deze hele kleine wijziging levert hem 8 minuten per mail op. Per week dus 80 minuten. Een heel kleine wijziging die een uur per week scheelt.
Deze ondernemer doet dit soort kleine verbeteringen overigens al langer. Hij heeft er een sport van gemaakt om iedere week 1 zo’n verbetering per door te voeren. Natuurlijk levert dit geen 52 uur extra tijd op, maar het heeft hem steeds efficiënter gemaakt in zijn werk. Waar hij eerst tijd te kort komt, heeft hij nu dubbel zoveel klanten en tijd over!
Vermenigvuldig de verbetering
Maar stel je nu eens voor dat je dit niet alleen doet, maar dat je hele team - of liever nog je hele bedrijf - dit doet. Dat is precies de uitdaging die ik je zou willen geven voor het komende jaar. Denk niet te groot. Maak het niet te ingewikkeld. Los één uitdaging per week op. Een eenvoudige oplossing in een terugkerend proces kan van grote meerwaarde zijn.
Welke uitdagingen heb jij en met welke ga jij deze week aan de slag?
