Hoeveel tijd verlies je dagelijks door onduidelijke taken of dubbel werk? Stiekem is dit een heel lastige vraag voor heel veel operationeel managers. Voor jou waarschijnlijk ook. Je doet je best om zoveel mogelijk in kaart te brengen. Waar iedereen mee bezig is. Wat de verwachte opleverdatum is en natuurlijk hoe productief iedereen is.
Toch zien we in de praktijk heel vaak dat er heel veel verlies is door de manier van werken zelf. Teams werken langs elkaar heen. Er is frustratie tussen teamleden omdat ze op elkaar moeten wachten. Een deadline wordt gemist. En meer dan eens loopt iedereen zich uit de naad om het vervolgens weer vlot te trekken. Inderdaad, veel dubbel werk dus!
Dit heeft gevolgen
De onduidelijkheden binnen het team zorgen voor de meeste van de uitdagingen. De besluitvorming is traag waardoor er veel tijd verloren gaat aan wachten. Wachten op elkaar en wachten tot er eindelijk overgaan mag worden op actie. En die wachttijd is misschien wel de kostbaarste tijd.
Onduidelijkheden zorgen ook voor een gevoel van onrust. Teamleden weten niet goed waar ze aan toe zijn en moeten daarnaast ook nog extra werk doen om alles weer op te lossen. Dit leidt tot stress en uiteindelijk tot teamleden die zich met een burn-out ziek melden. Los van de kosten die dat met zich meebrengt, zorgt ook dit weer voor extra werk – en stress – voor de overige teamleden.
Dit maakt het werk natuurlijk niet leuker. De moreel van het team zakt steeds verder weg en teamleden laten steeds vaker een klagend geluid horen. Tot ook dat geluid langzaam wegebt en teamleden op zoek gaan naar werk bij een ander bedrijf. Het verloop loopt op en het wordt steeds lastiger om de resultaten te halen die je wilt of moet halen.
Duidelijkheid is van levensbelang
Je ziet dus dat je met onduidelijkheid een vicieuze cirkel in gaat. Een cirkel waarbij het van kwaad tot erger gaat. Gelukkig is daar wat aan te doen. Vrij eenvoudig zelfs: leg de focus op het creëren van duidelijkheid.
Duidelijkheid zorgt dat er minder vertraging in processen zit. Iedereen weet wat de stappen zijn. Iedereen is op de hoogte wat er van iedere stap verwacht wordt en het maakt dat teamleden tijdig in staat zijn vertragingen op te lossen.
Duidelijkheid maakt ook dat teams weten waar ze op moeten focussen. Het zorgt ervoor dat teams zich gaan richten op wat echt belangrijk is en verspilling gaan elimineren. Teams werken daarmee aan het behalen van resultaat in plaats van het steeds blussen van brandjes.
Tot slot is duidelijkheid een voedingsbodem voor een verantwoordelijkheid. Dit stimuleert een cultuur zonder micromanagement. In plaats van steeds afwachten wat de leidinggevende zal zal zeggen, gaan teamleden zelf aan de slag met oplossingen.
Hoe zorg je nu voor die duidelijkheid?
Om duidelijkheid te geven zijn er een aantal belangrijke acties die je kunt ondernemen. Wat ik wel heel belangrijk vind om je mee te geven is dat verantwoordelijkheid iets anders is dan iemand verantwoordelijk houden. Wanneer je een team of teamlid de verantwoordelijkheid voor iets geeft, betekent dit dat je daarmee ook de autonomie en het mandaat geeft om zelfstandig beslissingen te nemen. Ook als het niet de beslissing zou zijn die jijzelf zou nemen.
Actie 1: duidelijke rolomschrijvingen
Het opstellen van duidelijke rolomschrijvingen is een heel goede actie. Hier kun je natuurlijk een mooi experiment van maken door een rol op te stellen en af te spreken dat deze na een maand opnieuw wordt bekeken. Datzelfde kun je ook doen voor het teamlid dat deze rol krijgt. In zo’n rolomschrijving kun je de volgende onderdelen opnemen:
- Naam voor de rol.
- Welke verantwoordelijkheden er bij deze rol horen en wat de beslissingsbevoegdheid binnen deze rol is.
- De vaardigheden die nodig zijn voor de rol.
- De datum waarop je de verantwoordelijkheden en vaardigheden gaat evalueren.
Actie 2: regelmatige check-ins
Soms wordt dit ook een dagstart of stand-up genoemd. Waar het om gaat, is dat het team regelmatig – bij voorkeur dagelijks – even kort bij elkaar komt om de voortgang te bespreken. Dit geeft duidelijkheid over waar ieder teamlid mee bezig is, wat de prioriteiten zijn en waar er mogelijk ondersteuning nodig is.
Plan zo’n check-in in op een vast moment van dag. Bijvoorbeeld iedere ochtend om half 10 en zorg ervoor dat alle teamleden daarbij aanwezig zijn. Maak een rondje en laat teamleden kort een update geven. Zijn er uitdagingen waar hulp bij nodig is, initieer dan een afspraak tussen teamleden die hierbij kunnen helpen. Op die manier kun je zo’n check-in heel kort houden. Vaak is 10 minuten al voldoende, maar langer dan 15 minuten hoeft het zeker niet te duren.
Actie 3: evalueer
Kom op regelmatige basis met je team bij elkaar en bespreek waar jullie tegenaan lopen. Moet er iets in de communicatie veranderen of loopt een proces juist stroef. Bespreek dit bijvoorbeeld 1 keer per maand. Het resultaat van deze sessie moet een of meer acties zijn om dingen te verbeteren.
Deze sessie, die je met je hele team doet, duurt vaak 1,5 tot 2 uur en in die tijd zorg je ervoor dat er een sterke focus is om verbeteringen door te voeren in de duidelijkheid.
Dat kost tijd!
Toen ik dit eens voorstelde was de eerste reactie die ik kreeg: “ja, maar dat kost tijd en dat hebben we juist niet! Laten we eerst zorgen dat we meer tijd overhouden, dan kunnen we dit soort dingen doen.”
Op zich natuurlijk een logische reactie wanneer het wat je aan de lippen staat. Toch zijn we eens in de cijfers gedoken, want hoe kunnen we anders tijd vrij maken? We hebben de benodigde uren voor de acties op een rijtje gezet:
- Actie 1: kan grotendeels in actie 3 gedaan worden, maar een half uur per maand.
- Actie 2: 15 minuten per dag, 20 werkdagen per maand: 5 uur per maand.
- Actie 3: We zijn uitgegaan van de 2 uur per maand.
De totale uurkosten zijn dus zo’n 7,5 uur per maand. Van de voorgaande maand hebben we de uren opgeteld waarin het team bezig was met herstelwerk, het werk dat extra gedaan moest worden door miscommunicatie. Het team bleek hier wekelijkse een werkdag aan kwijt te zijn. 4 volle werkdagen per maand dus! Ofwel 32 uur.
Alleen al het terugbrengen van het herstelwerk met een kwart, was voldoende om alle 3 de acties uit te voeren.
Hoe snel verdienen we dat terug?
Nu is het natuurlijk de vraag hoe snel je dit terugverdiend. Wat ik vrijwel overal zie waar we hiermee aan de slag gaan, is dat dit al terugverdiend is in de eerste maand.
Dat klinkt misschien wat ongelofelijk, maar dat is het echt niet. En dat komt door een heel simpele reden: doordat je met je team in een bepaalde dynamiek terecht bent gekomen, blijf je doen wat je deed. Dat geeft je ook steeds hetzelfde resultaat.
Door de 3 beschreven eenvoudige acties doorbreek je dat patroon. In plaats van wachten op een antwoord, wordt ‘s morgens gedeeld dat dit een obstakel gaat zijn. Je blijft dan niet wachten, maar onderneemt direct actie. Door maandelijks te bekijken waar de bottlenecks liggen, pak je die direct en actiegericht aan. Hierdoor verdwijnen ze voordat ze een nieuw probleem kunnen veroorzaken.
Hoe zorgen we dat dit een succes wordt?
Vaak zit succes niet in het plan, maar in de uitvoer daarvan. Een plan op papier doet niet zoveel. De oplossing om hier een succes van te maken is dus eenvoudig weg aan de slag gaan. Plan de meetings in voor je team, stel die duidelijke rollen vast en ga aan de slag!
Natuurlijk, dit kan nog steeds overweldigend zijn. Maar ja, met de huidige uitdagingen is dit waarschijnlijk wel de oplossing waar je naar op zoek bent. Neem in dat geval contact met mij op, of plan direct een afspraak in mijn agenda om kennis te maken. Ik vertel je graag meer over de oplossing die ik kan bieden om jouw team succesvol te maken.