Zo Helpen OKR's Jouw Scrum Team Doelen Te Halen

Zo Helpen OKR's Jouw Scrum Team Doelen Te Halen

Door de eenvoudige opzet van Scrum, gecombineerd met de heldere afspraken over de manier van werken, ontstaat ruimte om snel op veranderingen in te spelen.

OKR staat voor Objectives and Key Results. Het is een manier om doelen vast te stellen, te communiceren en tot uitvoer te brengen. OKR’s zetten aan tot actie waardoor bedrijven in staat zijn snel resultaat te realiseren. OKR zorgt daarnaast voor structuur in de organisatie, de teams en de teamleden.

OKR’s beginnen vaak op strategisch niveau. Ze geven richting en maken helder hoe we meten dat we op de juist plek uitkomen. OKR’s zijn altijd gericht op de klant. Met name het deel Key Results beschrijft heel duidelijk wat de klant eraan heeft wanneer de objective gehaald wordt.

Scrum richt zich, net als OKR’s op het behalen van resultaat voor de klant. Vaak de klantwaarde genoemd. Hierbij gaat het vaak om de absolute acties die uitgevoerd worden. Daar waar OKR’s vaak de outcome beschrijven, beschrijven Scrum ‘taken’ de uitkomst.

Het mooie is dat de twee manieren van werken elkaar aanvullen. Niet alleen door de klantgerichtheid, maar ook door de wendbare, agile, manier van werken. Scrum en OKR samen maken het verhaal om doelen helemaal compleet!

OKR zorgt voor overzicht, Scrum op de uitvoer

OKR beschrijven de belangrijkste doelstellingen en resultaten voor het huidige kwartaal. Deze komen rechtstreeks vanuit de doelstellingen en missie van je bedrijf. Ze beschrijven als het ware de strategie die je wilt gaan volgen.

Willen volgen en daadwerkelijk volgen zijn echter twee heel verschillende werelden. Gelukkig brengen we die bij elkaar door Scrum in te zetten. Met behulp van Scrum komen we tot uitvoer van de strategie. Scrum beschrijft de dagelijkse taken die we moeten uitvoeren om dichter bij onze doelen te komen.

Door OKR’s en Scrum te combineren wordt het eenvoudiger te beslissen welke functionaliteiten we wel moeten ontwikkelen en welke niet. Wanneer we zonder OKR’s de backlog prioriteren, doen we dat vaak op basis van subjectieve criteria. Wanneer we OKR’s inzetten hebben we een objectief criterium: brengt deze functie ons dichter bij het doel?

Meer autonomie voor de teamleden

Bij Scrum streven we natuurlijk naar autonome teams. Toch beperken de Scrum-processen zelf ook deze autonomie. Scrum zorgt ervoor dat we ons als team richten op het leveren van de gewenste functionaliteit voor de klant. Dit versmalt de mogelijkheden van het team om autonoom te kunnen werken.

Door de inzet van OKR’s naast Scrum komt de nadruk te liggen op het vervullen van de functies die zijn vastgelegd in de Key Results. Wanneer we onze mindset veranderen van “lever de gewenste functies aan de gebruiker” naar “realiseer de Key Results die we samen hebben bepaald”, gaan teamleden aan de slag met de zelf opgestelde Key Results in plaats van de opgelegde doelen. De OKR’s worden immers (mede) door de teamleden zelf bepaald in plaats van opgelegd door de klant.

Wat is succes?

Hoewel we heel graag anders zouden willen, worden de meeste Scrum projecten nog steeds op kwantiteit beoordeeld. De vragen “hebben we op tijd geleverd?”, “hebben we alle user stories afgerond?” en “hoeveel bugs hebben we opgelost?”, staan vaak centraal wanneer we het succes van een Scrum team meten.

We willen alleen ook graag de kwaliteit van een project meten. Niet hebben we alles gehaald, maar hebben we ook het resultaat waar we op hoopten. Een nieuw inschrijfformulier op een website opleveren kan een prima Scrum-resultaat zijn. Het Key Result is echter 20% meer inschrijvingen. Dat laatste willen we ook weten, want dat bepaald of het werk onze inspanningen waard was.

OKR’s in de Sprint en Kwartaal planning

Wanneer we de voordelen van OKR’s willen ervaren kunnen we ervoor kiezen de doelen die we voor het komende kwartaal willen realiseren gaan omschrijven als OKR’s. Dit maakt de doelen helder, uitdagend en meetbaar. Voordat ik een voorbeeld geef, een korte uitleg over de verschillende OKR delen.

Objective

De objective beschrijft het ‘wat’, de bedoelen. De objective is een kwantitatieve omschrijving van het doel dat je wilt bereiken. Een goede objective moet aan een aantal voorwaarden voldoen:

Kwalitatief: De objective moet kwaliteit uitstralen. Het moet echt ergens om gaan.

Ambitieus en inspirerend: Een goede objective zet aan tot actie, zorgt voor een ‘vonkje’ om mee aan de slag te mogen.

Waardevol en concreet: De objective moet concreet zijn en van waarde.

Top-down en bottom-up gedragen: Objectives komen van ‘boven’ uit de organisatie. Ze stammen immers af van de visie en missie van de organisatie.

Urgent: Je gaat tijd vrij maken om de objective uit te voeren. Logisch dat deze dan urgent moet zijn, anders kun je beter zoeken naar iets wat urgenter is.

Een aantal checks die je nog kunt doen om te controleren of je de juiste Objective te pakken hebt zijn:

  • Zorgt het voor ‘buikpijn’? Is de objective spannend en uitdagend genoeg?
  • Willen klanten dit?
  • Waarom moeten we dit nu doen?

Key Results

Een key result beschrijft welk meetbaar resultaat leidt tot het behalen van de objective. Hierbij geldt dat als alle key results behaald zijn, de objective automatisch ook behaald moet zijn. Een aantal voorwaarden voor goede key results:

Specifiek, meetbaar en tijdgebonden: Zorg dat er datums en getallen in de key result staan. Dus niet “meer bezoekers in de toekomst”, maar “van 100 bezoekers per uur nu, naar 200 bezoekers op 30 augustus”.

Geen activiteit, maar het resultaat van activiteiten: Belangrijk voor de key result is dat je geen taak beschrijft. Een nieuw inschrijfformulier op de website is geen key result. Dat er 50 bezoekers ingeschreven hebben via de website is wel een resultaat.

Vanuit optiek van de doelgroep / gebruiker: Key results zijn resultaten die je voor je klanten, doelgroep of gebruikers wilt realiseren. Meer omzet is leuk, maar daar heeft de klant niets aan. 10 deelnemers in je groepstraining krijgen zodat er goede interactie ontstaat, is voor je klant veel waardevoller.

Tot slot nog een aantal checks die je kunt doen om te controleren of je key results goed zijn:

  • Zijn deze Key Results voldoende om mijn objective te halen? Wanneer alle key results gehaald zijn, betekent dit dat ook de objective gehaald is. Is dat niet het geval, dan nog even wat fine-tuning doen!
  • Moet ik (kwaliteits-)risico’s afdekken? Voorkom dat je key results de kwaliteit van je product of dienstverlening in gevaar brengt. Wanneer je een key result realiseert en daarbij loop je risico dat een klant op een ander vlak tekort wordt gedaan, zoek dan naar een andere key result!

Zoals beloofd ook nog een voorbeeld van een volledige OKR. Deze zou bijvoorbeeld ingezet kunnen worden voor een ontwikkelteam:

Objective:

Opschonen van waarschuwingen en monitoring vóór het einde van het kwartaal

Key Result 1:

Voer tegen 15 augustus een kloofanalyse uit op het waarschuwings- en bewakingsinfrastructuur.

Key Result 2:

Identificeer de top 30% van diensten op basis van verkeer tegen 15 september

Key Result 3:

Bedenk 5 nieuwe waarschuwingen voor de beste 30% diensten tegen 20 oktober

Met deze objective kunnen we taken en tactieken bedenken die nodig zijn om deze resultaten te behalen. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat deze objective zo groot is dat deze door meerdere teams opgepakt moet worden. In dat geval is dit een OKR die tijdens een kwartaal planning opgesteld is.

Een OKR voor je sprint

Inmiddels zie je misschien wat voordelen van OKR’s binnen een Scrum omgeving, maar vraag je jezelf ook af hoe je dat dan zo eenvoudig mogelijk kunt introduceren. Je wilt immers niet het team en het proces helemaal overhoop halen!

De meest eenvoudige manier is om de OKR mee te nemen in de sprint planning. Tijdens deze planning stel je, als het goed is, een doel vast voor de komende sprint. Op basis van dit doel bepaal je vervolgens welke items je opneemt in de sprint. Het bepalen van het doel zou je eenvoudig met een OKR kunnen doen waardoor het doel van de sprint helder wordt.

Een ‘normaal’ sprint doel zou kunnen zijn:
Verbeter het klantbehoud met 20% door een feedbacksysteem te implementeren.

Hier zitten echter een paar nadelen aan. Ten eerste zit er in dit doel een taak verborgen, het implementeren van het feedbacksysteem. Dit beperkt ook meteen de mogelijkheden voor het team. Immers is al bekend wat de oplossing is. Hier als autonoom team mee aan de slag is daardoor eigenlijk al onmogelijk.

Laten we dit voorbeeld eens vertalen naar een OKR:

Objective:

Wij zullen klanten zo tevreden maken dat ze klant willen blijven, gemeten aan de hand van

Key Result 1:

5 feedback reacties van klanten

Key Result 2:

2 oplossingen op basis van de verkregen feedback

Wanneer je bovenstaande OKR als doel voor je sprint gaat inzetten, ontstaan heel andere oplossingen waar de klant echt iets aan heeft. Zo kan het zijn dat er helemaal geen ‘feedback systeem’ geïmplementeerd hoeft te worden. Een eenvoudig formulier dat een e-mail stuurt aan het team kan al voldoende zijn.

Ook zie je dat het gaat om resultaat, niet om uitkomst. Wanneer het feedbacksysteem geïmplementeerd is volgens het ‘normale’ doel, is de story klaar. In de OKR gaan we een stapje verder: er moeten 5 feedback reacties van klanten binnen komen. Daarbij moeten we 2 oplossingen op basis van de verkregen feedback implementeren.

Waar is die 20% klantbehoud gebleven?

Nu komt wellicht in je op dat die 20% klantbehoud niet is meegenomen. Persoonlijk denk ik dat je die niet als key result voor een sprint op kunt nemen. Simpelweg omdat de tijd die je voor de sprint hebt, te kort is om die 20% te kunnen meten. Wel zouden we het normale sprint doel kunnen gebruiken als OKR voor een kwartaalplanning. Mits we die aanpassen naar een OKR natuurlijk!

Objective:

Wij zullen klanten zo tevreden maken dat ze willen blijven, gemeten aan de hand van

Key result 1:

een verbetering in klantbehoud van 20% voor het einde van het kwartaal

Key result 2:

een net promotor score van 7.4 of hoger

Key result 3:

stijging in aanbevelingen van klanten waardoor 5% van de nieuwe klanten via een aanbeveling van een bestaande klant binnen komt.

Ter afsluiting

Hoewel Objectives and Key Result als methode in een organisatie heel goed kunnen werken – kijk naar bedrijven als Google – is de manier van doelen beschrijven volgens OKR’s ook al heel waardevol. Zeker in Agile omgevingen waar met frameworks als Scrum en SAFe gewerkt wordt. Goede doelen bieden focus, samenhang, eigenaarschap en grip op wat belangrijk is. OKR’s zijn een manier om van ‘een richting’ naar concrete doelen te komen.

Wanneer je hiermee aan de slag wilt, maak het dan niet te groot. Begin eerst eens te experimenteren met een OKR voor je eigen sprint. Na een aantal sprints zul je merken dat dit natuurlijker gaat aanvoelen. Dan kun je hiermee op grotere schaal gaan experimenteren door ook te kijken naar kwartaal doelen en hoe die met verschillende teams opgepakt kunnen worden.

Ga jij aan slag om jouw doelen meer helderheid te geven met Objectives and Key Results?

Geef een reactie